چگونه می توان مراحل انجام یک فرایند را مدل سازی نمود؟

حقایق وقتی کشف می شوند درکشان آسان میگردد، اما مسئله این است که ابتدا باید کشف شوند. گالیله

چگونه می توان مراحل انجام یک فرایند را مدل سازی نمود؟

برای این مهم، ابتدا باید مراحل عملیاتی یک فرایند را به خوبی درک کنید و در مرحله بعد مهارت و تکنیک های مورد نیاز جهت ترسیم و نمایش آن فرایند بصورت BPMN را داشته باشید. تجمیع این دو مهارت در یک شخص کار بسیار دشواری است. از سوی دیگر ذی نفعان متعدد با مهارتهای مختلف و بعضاَ مکمل یکدیگر در ساختار یک فرایند وجود دارند. لذا ما در مدلسازی فرایند ها در مواجهه با این ذی نفعان دچار چالشهایی خواهیم بود.

بدین منظور جهت تسهیل جمع آوری اطلاعات و برقراری ارتباطی موثر از متدهایی استفاده می گردد که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد. به این عملیات، کشف فرایند ها یا Process Discoveryاطلاق می گردد. عملیات کشف فرایند زمان برترین بخش از مدلسازی فرایند می باشد، به عبارت دیگر مدل سازی فرایندها تنها بخشی از این عملیات می باشد و زمانی آغاز می گردد که اطلاعات کافی جمع آوری شده باشد.

کشف فرایند دارای چهار مرحله می باشد :

1- تعریف چارچوب فرایند شامل کلیه افرادی که درگیر عملیات فرایند هستند.

2- جمع آوری اطلاعات که بر ایجاد فهمی از مراحل فرایند تمرکز دارد .

3- انجام مدل سازی فرایند

4- اطمینان از کیفیت مدل طراحی شده

اغلب تحلیلگر فرایند با جزئیات فرایند سب و کار آشنا نیست. لذا تعریف دقیق چارچوب فرایند و شناسایی دقیق کلیه ذی نفعان درگیر در عملیات فرایند به وی در ترسیم صحیح مدل کمک می نماید چراکه امکان نگاهی موشکافانه از مناظر مختلف را فراهم می نماید. معمولا کارشناسان فرایند ، مجریان فرایند هستند اما گاهاَ ممکن است مالک یا مدیر فرایند باشند که از نزدیک با مجریان فرایند در ارتباط هستند. تامین کنندگان و مشتریان نیز می توانند به عنوان کارشناس فرایند در نظر گرفته شوند. همه این افراد باید درک کاملی از جزئیات اجرای فرایند داشته باشند و وظیفه مالک فرایند ایجاد تعهد و مشارکت بین همه این افراد در عملیات اجرای فرایند می باشد.